Ostatnio bardzo często i w różnym kontekście słyszymy o digitalizacji, ale czy wszyscy wiemy na czym dokładnie polega ten proces?
Aktualnie NIZP-PZH realizuje projekt pn. „ProfiBaza – cyfrowe udostępnienie informacji publicznej na temat sytuacji zdrowotnej oraz realizacji programów zdrowotnych dla potrzeb profilaktyki chorób i promocji zdrowia w Polsce”, dlatego postanowiłyśmy w naszym artykule przybliżyć ten temat.
Do Zadania 1 w projekcie ProfiBaza należy digitalizacja oraz integracja z systemem rozproszonych i niejednorodnych informacji sektora publicznego z obszaru profilaktyki chorób i promocji zdrowia (w tym programów zdrowotnych/programów polityki zdrowotnej) oraz sytuacji zdrowotnej ludności Polski, gromadzonych przez NIZP-PZH.
Definiowanie Digitalizacji
Słownik PWN określa digitalizację jako nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym, zawartym na nośnikach magnetycznych lub innych.
Natomiast anglojęzyczne piśmiennictwo wyróżnia 3 pojęcia: digitization, digitalization i digital transformation.
Proces dotyczący powstawania danych cyfrowych określany jest angielskim słowem digitization. Jest to proces przetwarzania różnego rodzaju informacji do formatu cyfrowego, np. skanowanie, robienie zdjęć – czyli każde działanie mające na celu przekształcenie danych w wersji analogowej do postaci cyfrowej.
Kolejny proces w języku angielskim nazywany jest digitalization i oznacza on korzyści płynące z posiadania ucyfrowionej informacji i możliwość przetwarzania danych za pomocą urządzeń elektronicznych. Dzięki procesowi digitalizacji szybko znajdziemy potrzebny nam dokument elektroniczny, łatwo utworzymy raport, a dodatkowo z tego samego dokumentu może korzystać kilka osób jednocześnie. Celem digitalizacji jest jak najlepsze użycie danych w wersji cyfrowej by usprawniać lub przyspieszać wykonanie specyficznych zadań i/lub funkcjonowanie firmy/instytucji.
W piśmiennictwie angielskim dodatkowo wyróżnia się pojęcie digital transformation. Jest to innowacyjny proces tworzenia nowych aplikacji dla rozwoju firmy lub branży. Łączy on w sobie wszystkie ucyfrowione dane oraz digitalizowane aplikacje.
Cyfryzacja czy digitalizacja?
Kolejnym określeniem, które należy doprecyzować jest cyfryzacja.
Słownik PWN podaje dwie definicje cyfryzacji: (1) digitalizacja; (2) rozpowszechnienie i popularyzowanie techniki cyfrowej oraz wprowadzanie na szeroką skalę infrastruktury elektronicznej.
Taka definicja może być myląca i pozwala myśleć, że cyfryzacja = digitalizacja. Jednak analiza piśmiennictwa wskazuje, iż cyfryzacja dotyczy podmiotu (np. grupy społecznej lub instytucji) i polega na wdrożeniu infrastruktury sieciowej lub internetowej. Celem cyfryzacji jest utworzenie i utrzymanie łączności pomiędzy członkami grupy, umożliwienie dostępu i wymiany informacji oraz tworzenie zasobów w formie elektronicznej. Procesom cyfryzacji może poddać się dział, firma, miasto a nawet cały kraj. Natomiast digitalizacja dokumentów jest tylko jednym z etapów procesu cyfryzacji.
Korzyści płynące z procesu digitalizacji
Digitalizacja otwiera zupełnie nowe możliwości rozpowszechniania i dzielenia się informacją. Dzięki sieci Internet dane analogowe przekształcone do postaci cyfrowej stają się dostępne na całym świecie.
Dodatkowo digitalizacja umożliwia:
- obniżenie kosztów prowadzenia firmy (np. dzięki mniejszej liczbie wydruków);
- oszczędność czasu – szybkie wyszukiwanie potrzebnego dokumentu na dysku zamiast przeszukiwania segregatorów;
- kontrolę dostępu – wszystkie czynności mogą być monitorowane i zapisywane;
- usprawnienie procesów dla użytkowników końcowych – otrzymujemy dostęp do danych bez względu na to gdzie się w danej chwili znajdujemy.
Digitalizacja i ustrukturyzowanie danych pozwala na ponowne i wielokrotne wykorzystywanie zasobów dla opracowywania m.in. prognoz, planów wieloletnich, śledzenia trendów itp.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę definiowanie procesu digitalizacji:
- jeżeli skanujemy dokumenty papierowe i i zapisujemy je w formie cyfrowej mamy do czynienia z procesem określanym digitization.
- jeżeli zbierzemy dane, utworzymy raporty, poddamy je analizie i na ich podstawie napiszemy artykuł czy książkę, a wszystko to z korzyścią dla naszej instytucji – jest to proces digitalization.
- jeżeli zakupimy komputery, drukarki wielofunkcyjne lub skanery dla instytucji, wdrożymy elektroniczny obieg dokumentów, zrezygnujemy z dokumentów w wersji papierowej oznacza to, że przeszliśmy pomyślnie przez proces cyfryzacji.
- a jeśli zostanie stworzona nowa aplikacja mobilna lub portal internetowy, które zmienią system gromadzenia i wykorzystania danych dotyczących np. zdrowia ludności, to jesteśmy w trakcie zmiany czyli digital transformation.
Realizując projekt ProfiBaza jesteśmy w procesie digital transformation i przechodzimy przez etapy: digitization, digitalization i cyfryzacji.
Larysa Sugay, Anna Rutyna, Katarzyna Lewtak
Zakład Promocji Zdrowia i Prewencji Chorób Przewlekłych NIZP-PZH
